Activités futures

Les activités futures sont des événements sans contact, comme des réunions, des séances de formation ou des congés, qui sont programmés en avance pour les agents. Ces activités réduisent la disponibilité des agents et sont prises en compte lors de la génération de planification. Lors de la génération d'un nouveau calendrier, le générateur de calendrier automatique ne contourne pas les activités futures existantes, ce qui garantit que les activités planifiées demeurent intactes.

Il est important de noter que les réunions programmées à des jours futurs peuvent être contournées. Cela peut se produire lorsque vous générez un nouveau calendrier à une date où vous avez programmé une réunion. Pour éviter cela, utilisez activités futures plutôt que Planificateur de réunion lorsque vous prévoyez régénérer des calendriers.

Grille des activités futures

La grille activités futures répertorie toutes les activités futures créées après que cette page est devenue disponible. Chaque ligne représente une activité ou une série d'activités.

La grille comprend les colonnes suivantes :

• Activité- Nom et couleur de l'activité.

• Durée- Date de début, date de fin, heures de début et de fin, et total minutes.

• Fuseau horaire- fuseau horaire utilisé pour les heures de l'activité.

• Répétition- Fréquence à laquelle l'activité se produit (une fois ou modèle récurrent).

• Dernière modification- Moment de la dernière mise à jour de l'activité ou de la série.

• État- Indique si la création ou la mise à jour a réussi.

Cliquez sur le menu Actions (trois points verticaux) d'une ligne d'activité pour voir ces options :

• Afficher- Ouvre une vue en lecture seule des détails de l'activité, y compris les dates, les heures, la récurrence et les employés assignés.

• Modifier- Vous permet de modifier la configuration de l'occurrence sélectionnée ou de la série entière.

• Supprimer- Supprime l'occurrence sélectionnée ou la série entière des calendriers touchés.

Pour ajouter une Activité future :

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Cliquez sur Gestionnaire de planification.

3. Cliquez sur Paramètres et sélectionnez activités futures.

4. Sélectionnez l’Activité et définissez la durée.

5. Choisissez la Date de début et l'heure de la réunion, et définissez le Fuseau horaire.

6. Sélectionnez Répéter pour définir des réunions récurrentes.

   1. Sélectionnez la fréquence. Les choix sont Une fois, Journalier ou Hebdomadaire.

      Si vous sélectionnez une réunion récurrente, vous recevrez un courriel lorsque la programmation sera terminée.

   2. Sélectionnez le modèle de récurrence et la Date de fin. La date de fin de la réunion ne peut pas dépasser 3 mois après la date de début de la réunion.

7. Cliquez sur Paramètres et sélectionnez les employés pour lesquels vous créez l'activité.

8. Cliquez sur Calendrier. L'activité sera ajoutée aux calendriers des employés.

   Vous pouvez créer une seule occurrence ou plusieurs occurrences en utilisant la récurrence.

Afficher une Activité future

1. Allez à Gestionnaire de Calendrier > activités futures.

2. Localisez l'activité dans la grille.

3. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Afficher.

   

   La boîte de dialogue Afficher l'Activité future affiche le type d'Activité, la durée, la date et l'heure de début, le Fuseau horaire, les détails de la récurrence et les employés assignés.

   

Modifier une Activité future

Vous pouvez modifier une seule occurrence ou la série entière.

1. Accédez à Gestionnaire de Calendrier > activités futures.

2. Localisez l'activité dans la grille.

3. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Modifier.

   

   

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Modifier cette occurrence- Modifiez uniquement l'instance sélectionnée.

   • Modifier la série entière- Appliquez les modifications à toutes les occurrences.

5. Mettez à jour les champs requis.

6. Cliquez sur mise à jour

   Si vous mettez à jour la série entière après avoir modifié une seule occurrence, les modifications apportées à l'occurrence individuelle sont perdues. Toutes les occurrences sont recréées en fonction de la configuration de la série.

Supprimer une Activité future

1. Accédez à Gestionnaire de Calendrier > activités futures.

2. Localisez l'activité dans la grille.

3. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Supprimer.

   

   

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Supprimer cette occurrence

   • Supprimer toute la série

5. Confirmez la suppression.

Les moments idéaux pour utiliser les activités futures sont les suivants :

• Vous avez déjà généré un calendrier et ne prévoyez pas de le régénérer.

• Vous n'avez pas encore créé de calendrier.

Utilisez le Planificateur de réunion lorsque vous avez déjà créé un calendrier et que vous prévoyez de le régénérer. Une fois générées, ces activités futures ne peuvent être modifiées ou supprimées qu'à l'aide de Gestionnaire de calendrier.

Choisir entre le Planificateur de réunion et les activités futures

Le planificateur de réunion et les activités futures peuvent sembler similaires dans l'interface utilisateur, mais ils servent des objectifs distincts. Utilisez-les dans des scénarios différents :

Planificateur de réunion

Utilisez le Planificateur de réunion lorsque les quarts de travail sont déjà générés et que vous souhaitez ajouter des réunions ponctuelles en plus des quarts de travail existants.

Activités futures

Utilisez les activités futures lorsque les quarts de travail n'ont pas encore été générés et que vous voulez planifier des activités en avance.

Consultez le tableau ci-dessous pour une comparaison détaillée du comportement du Planificateur de réunion et des activités futures avec la génération automatique de planification et les priorités :

Fonctionnalité	Quand utiliser cette action ?	Fonctionne avec la Génération automatique de planification?	Protégé contre le contournement?	Priorités des activités appliquées?
Planificateur de réunion	Lorsque des quarts de travail existent déjà et que vous voulez ajouter des réunions en plus.	Non	Non (sera contourné si des quarts de travail sont générés ultérieurement)	Non
Activités futures	Lorsqu'aucun quart de travail n'existe encore et que vous voulez planifier des activités en avance.	Oui (les priorités sont prises en compte)	Oui (les règles de priorité s'appliquent)	Oui

Règles des Activités futures partielles

Lorsque vous utilisez l'activité future partielle, les règles suivantes s'appliquent :

• activité de quart de travail ouvert- L'activité future est toujours prioritaire et n'est pas remplacée.

• Closed activité de quart de travail-

  • L'activité ayant la priorité la plus élevée est prioritaire.

  • Si l'activité de quart de travail est de type Break ou Lunch, et que l'activité de quart de travail et l'activité future ont la même priorité, alors le type Break ou Lunch est priorisé.

  • Si l'activité de quart de travail n'est pas de type Break ou Lunch, alors l'activité future est prioritaire en cas d'égalité de priorités.

activités futures et gestion de Priority

Lorsqu'une activité future chevauche une activité de quart de travail existante après la génération de planification, le système utilise deux facteurs pour déterminer quelle activité est affichée :

• Activité Priority

• Attribut ouvert

Scénarios de chevauchement et résultats

scénario	Activité future	Activité de quart de travail	result
1	Chevauchement exact	Sans pause, Closed	Priorité plus haute ou égale → activité future conservée Priorité Lower → activité future supprimée
2	Chevauchement partiel, priorité lower	Pause, priorité plus haute, Closed	Activité future partiellement visible; Pause entièrement visible
3	Chevauchement Exact, priorité lower	Pause, priorité plus haute, Closed	Activité future écrasée
4	Chevauchement Exact, priorité égale	Pause, Closed	Activité future écrasée
5	Chevauchement partiel, priorité plus haute	Pause, priorité Lower, Closed	Activité future entièrement visible; Pause partiellement visible
6	Chevauchement partiel, priorité égale	Pause, Closed	Activité future partiellement visible; Pause entièrement visible
7	Chevauchement exact (priorité quelconque)	Pause, Open	Activité future non écrasée
8.	Chevauchement exact, priorité plus élevée	Pause, priorité Lower, Closed	Activité future non écrasée
9.	Chevauchement exact (priorité quelconque)	Pas de pause, Open	Activité future non écrasée
10.	Chevauchement partiel	Pas de pause, Closed	Priorité plus haute ou égale → activité future entièrement visible Priorité Lower → activité future partiellement visible; Quart de travail entièrement visible
11.	Chevauchement (priorité quelconque)	Pause, Ouvert	Activité future entièrement visible; Pause partiellement visible
12.	Chevauchement (priorité quelconque)	Pas Pause, Ouvert	Activité future entièrement visible; Maj partiellement visible

Considérations clés

• La priorité importe uniquement lorsque les deux activités sont marquées comme Closed.

• Si l'activité de quart est Open, l'Activité future est toujours privilégiée.

• Les chevauchements Partiels peuvent entraîner une visibilité partielle des deux activités.

Limites

• La grille des activités futures affiche uniquement les activités créées après que la page centralisée est disponible. Les activités créées avant cette date ne sont pas affichées.

• Après la mise à jour d'une seule occurrence, les données mises à jour peuvent ne pas être reflétées dans l'interface utilisateur, et d'autres modifications apportées à cette occurrence peuvent ne pas être prises en charge.

• Si vous mettez à jour la série entière après avoir modifié une seule occurrence, toutes les occurrences sont recréées en fonction de la configuration de la série, et les modifications individuelles sont perdues.

Questions fréquemment posées (FAQ)